Tóm tắt nội dung
Gửi email để thiết lập một cuộc họp là một giao tiếp kinh doanh phổ biến. Bạn có thể cần gửi yêu cầu cuộc họp qua email vì nhiều lý do, chẳng hạn như sắp xếp một cuộc phỏng vấn, hoặc có một dự án, khách hàng tiềm năng. Khả năng lên lịch cuộc họp một cách chính xác và rõ ràng là một kỹ năng giao tiếp có thể giúp ích trong sự nghiệp của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách lên lịch họp qua email, cùng với các mẫu để tạo cuộc họp của riêng mình.
Lợi ích của việc lên lịch họp qua email.
Email thông báo cuộc họp yêu cầu thời gian, ngày tháng và địa điểm. Trong một số trường hợp, bạn có thể đã sắp xếp trước thời gian và đang xác nhận thời gian đó. Có nhiều lợi ích khi lên lịch cuộc họp thông qua email:
- Bạn và người nhận có thể tham khảo email sau để biết chi tiết về cuộc họp, chẳng hạn như địa điểm, thời gian, địa điểm, thông tin liên hệ hoặc lý do cuộc họp.
- Bạn và người nhận có thể chuyển ngay thông tin chi tiết của cuộc họp sang lịch hoặc ứng dụng tổ chức chỉ với một vài cú nhấp chuột.
- Một email có thể chứa các liên kết đến RSVP và chỉ đường.
- Email cho phép bạn kiểm soát độ chính xác của thời gian, địa điểm và ngày của cuộc họp. Khi bạn thông báo cuộc họp bằng lời nói, sẽ có khả năng xảy ra sai sót trong việc ghi chép.
Cách lên lịch họp qua email.
Khi lên lịch cuộc họp qua email, hãy nói rõ về mục tiêu của bạn. Bạn có thể sử dụng các bước sau để lên lịch họp qua email một cách hiệu quả:
- Viết dòng tiêu đề rõ ràng.
- Sử dụng cách chào.
- Giới thiệu về bản thân (nếu cần).
- Giải thích lý do bạn muốn gặp.
- Linh hoạt về thời gian và địa điểm.
- Yêu cầu trả lời hoặc xác nhận.
- Gửi lời nhắc.
Viết dòng tiêu đề rõ ràng.
Dòng tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm một chi tiết thú vị hoặc cá nhân để thu hút người nhận. Bao gồm từ “cuộc họp” hoặc “lịch trình”. Nếu email được gửi cho ai đó không mong đợi, hãy cố gắng bao gồm thông tin có thể thuyết phục họ mở nó.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng các dòng chủ đề như “Yêu cầu thiết lập một cuộc họp”, “Vui lòng trả lời về thời gian họp tốt nhất” hoặc “A đề nghị chúng ta gặp nhau”.
Sử dụng cách chào.
Sử dụng định dạng kiểu doanh nghiệp luôn phù hợp trong môi trường làm việc, vì vậy hãy bắt đầu email của bạn bằng một lời chào như cách bạn làm với một bức thư công việc. Nói chung, “Kính gửi ông/nà.” và họ tên của người nhận phù hợp. Nếu bạn viết cho ai đó bằng một cái tên lạ và bạn không chắc về giới tính, bạn có thể sử dụng họ và tên của họ. Nếu bạn đang mời nhiều người, bạn có thể sử dụng tiêu đề nhóm, chẳng hạn như ” Kính gửi các trưởng bộ phận”…
Giới thiệu bản thân (nếu cần).
Trong một số tình huống, bạn có thể phải lên lịch gặp một người không mong đợi email của bạn và có thể không biết bạn. Giới thiệu bản thân bạn trong email và bao gồm một chi tiết liên quan để họ có thể yên tâm email đó là xác thực.
Bạn có thể viết đại loại như “Tên tôi là T và tôi là một kế toán với 12 năm kinh nghiệm” hoặc “Tên tôi là H, và tôi làm việc trong bộ phận nhân sự”.
Giải thích lý do bạn muốn gặp.
Một số vấn đề có thể được giải quyết hoặc thảo luận qua email hoặc điện thoại, nhưng các cuộc thảo luận khác sẽ hiệu quả hơn khi thực hiện. Để giúp người nhận email của bạn hiểu được tầm quan trọng của việc thiết lập một cuộc họp, hãy giải thích lý do. Biết chính xác lý do tại sao bạn họp cũng sẽ giúp người nhận chuẩn bị và phân bổ thời gian và nguồn lực cho phù hợp.
Hãy cụ thể, chẳng hạn như “Tôi muốn thảo luận về việc…” hoặc “Tôi muốn cho bạn biết chính xác cách mà công ty của chúng tôi có thể giúp công ty bạn phát triển”.
Linh hoạt về thời gian và địa điểm.
Nếu bạn có thể linh hoạt để làm như vậy, hãy cung cấp cho người nhận các tùy chọn cuộc họp. Sự linh hoạt có thể khiến họ có nhiều khả năng tìm được thời gian và địa điểm phù hợp với cả hai. Trong email của bạn, hãy đề cập đến một vài thời gian và địa điểm khác nhau để họ có thể cam kết thực hiện một trong số đấy
Ví dụ ” Tôi sẵn sàng họp lúc 8 giờ sáng thứ ba hoặc thứ tư tuần sau hoặc thứ năm sau 4 giờ chiều, tôi có thể đặt trước một phòng họp tại văn phòng của chúng tôi.” Tuy nhiên, bạn cũng có thể nói rõ với họ rằng bạn sẵn sàng đón nhận các đề xuất: “Nếu những thời điểm này không phù hợp với bạn hoặc nếu bạn muốn gặp nhau ở nơi khác, vui lòng cho tôi biết.”
Yêu cầu trả lời, xác nhận.
Yêu cầu người nhận email cho bạn biết liệu họ có thể tham dự cuộc họp hay không. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp địa điểm và các kế hoạch liên quan. Hãy rõ ràng về cách người được mời có thể thông báo cho bạn nếu họ đến. Bạn có thể nói: “Vui lòng trả lời trước ngày… cho buổi họp này” hoặc “Vui lòng cho tôi biết càng sớm càng tốt, thời gian nào ở trên phù hợp cho bạn.”
Gửi lời nhắc.
Khi bạn đã nhận được xác nhận, hãy gửi lời nhắc 1 hoặc 2 ngày trước cuộc họp với các chi tiết về địa điểm và thời gian. Trong một số tình huống, bạn có thể phải lên lịch cuộc họp cho hai bên khác, chẳng hạn nếu bạn là trợ lý, thư ký lên lịch họp cho giám đốc. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn đã cho cả hai biết về thời gian và địa điểm đã thỏa thuận, đồng thời gửi lời nhắc cho cả hai.
Nếu họ từ chối mà không có lời giải thích, bạn có thể hỏi họ xem họ có muốn một thời gian hoặc địa điểm khác không. Nếu bạn không nhận được phản hồi từ họ, một cuộc gọi lịch sự để kiểm tra việc nhận email của bạn là phù hợp.
